Quantas vezes fazer follow-up com um lead de imóvel, e quando parar

Com lead novo que não responde, um bom padrão é até 17 tentativas em 14 dias, alternando ligação, mensagem, áudio e vídeo, com uma mensagem de encerramento no fim. Com cliente que já conversou e parou, 4 retomadas. Pare antes se ele responder, pedir para parar, disser que não quer ou se o número estiver errado.

Por que 2 ou 3 tentativas é pouco

Quem pede informação de um imóvel não está esperando a sua ligação. Está no trabalho, no trânsito, cuidando dos filhos. Uma ligação perdida de número desconhecido, uma mensagem lida no meio de uma reunião, e pronto: se você desistir na segunda tentativa, o lead que estava interessado vira lead frio sem nunca ter falado com você.

O problema não é o número de tentativas. É repetir a mesma tentativa. Três ligações no mesmo horário valem quase como uma. Uma ligação de manhã, outra no almoço, uma mensagem, um áudio e um vídeo do imóvel são cinco chances diferentes de encontrar o cliente.

Quantas tentativas, situação por situação

O número muda conforme o ponto em que o contato parou. Esta é a regra que o CER.ON Cadência usa como padrão, e serve para quem faz tudo à mão:

Como distribuir as 17 tentativas

No roteiro padrão, as 17 tentativas de um lead novo ficam assim. O texto de cada uma está no roteiro de follow-up imobiliário com os 16 toques.

• 5 ligações: duas no primeiro dia, uma no segundo, uma chamada pelo WhatsApp no terceiro e uma de telefone fixo no 13º dia, sempre em períodos diferentes.
• 8 mensagens de texto: a de apresentação no primeiro dia, perguntas sobre o perfil e o interesse na primeira semana e contatos curtos na segunda, como um emoji e uma figurinha.
• 2 áudios: um com a sua voz no dia 5 e um áudio mudo, de 1 ou 2 segundos, no dia 12.
• 1 vídeo do imóvel, de até 1 minuto, no dia 6.
• 1 revisão no dia 14: conferir o que deu errado e, se fizer sentido, pedir a outra pessoa para tentar.

Quantos contatos no mesmo dia

No primeiro dia, três: a ligação em até 5 minutos, outra ligação em outro período e a mensagem de apresentação, algumas horas depois. A mensagem logo após uma ligação não atendida (“Te liguei agora sobre o apartamento. Qual o melhor horário?”) faz parte da mesma tentativa, não conta como outra.

Do segundo dia em diante, um contato por dia basta. Duas mensagens no mesmo dia para quem não respondeu a primeira já soam como cobrança.

E o lead que respondeu só “ok” ou “vou ver”?

Conta como resposta. A sequência fria para e começa a conversa: agradeça e faça a próxima pergunta, uma só (“Você procura para morar ou para investir?”). Se ele sumir de novo, entra na regra da conversa parada, com até 4 retomadas, e não volta para o toque 1.

Os 7 sinais para parar

Qualquer um destes encerra a sequência na hora, mesmo no meio dos 14 dias:

• Respondeu. A sequência para e vira conversa. Não mande o toque do dia seguinte para quem acabou de responder.
• Pediu para parar. Pare na hora, de vez, e registre no CRM para ninguém da equipe ligar de novo.
• Disse que não tem interesse. Agradeça e encerre.
• Comprou ou alugou com outro. Pergunte se pode chamá-lo numa próxima vez e encerre.
• Número errado. Corrija antes de tentar de novo e não conte essas tentativas.
• O negócio avançou para proposta, negociação ou contrato. Daí em diante o acompanhamento é outro: resposta do proprietário, documentos, banco.
• Chegou ao fim dos 14 dias sem resposta. Mande a mensagem de encerramento.

Parar não é sumir: a mensagem de encerramento

A última tentativa é uma mensagem que avisa que você vai parar. Ela respeita o cliente, deixa a porta aberta e tira a pressão:

“Oi, [nome]! Vou encerrar meus contatos por aqui para não te incomodar. Se quiser retomar a busca por um imóvel, é só me chamar. Boa sorte!”

Não é chantagem nem “última chance”. É educação. E, como não cobra nada, às vezes é justamente a mensagem que recebe resposta.

Depois do encerramento: uma retomada em 30 dias

Quem não respondeu agora pode estar procurando daqui a um mês. Uma única mensagem, depois de 30 dias sem conversa, basta: “Oi, [nome]! Faz um tempo que não nos falamos. Você ainda pensa em mudar de imóvel?”. Se não responder, deixe em paz. Quem pediu para parar fica de fora, sempre.

No Cadência, esse lembrete é opcional e você escolhe o prazo, de 15 a 180 dias.

Persistente sem ser insistente

A diferença não está no número de contatos, e sim no jeito. Para conversas que pararam no meio, veja também 12 mensagens para quando o cliente visualiza e não responde.

• Cada tentativa num canal ou num horário diferente.
• Cada mensagem com um motivo: um dado do imóvel, uma pergunta, uma orientação.
• Uma pergunta por vez.
• Sempre a saída: “se não for o momento, me avisa que eu paro”.
• Horário de gente: nada de mensagem de madrugada para quem nunca falou com você.
• Nada de pressão nem promessa, como “últimas unidades” ou “garanto a aprovação”.

Como contar as tentativas sem planilha

Contar tentativas de 30 leads ao mesmo tempo não cabe na cabeça. O CER.ON Cadência faz a conta por você: mostra em que etapa cada lead está (“Etapa 4 de 17”), avisa a hora do próximo contato com a mensagem pronta e, como lê as conversas com seus clientes no WhatsApp que você já usa, sabe quando o cliente responde: os lembretes param, mas o atendimento e os avisos continuam.

Se uma etapa fica mais de 2 dias esperando você, o lead aparece em “Pede sua atenção”. Na conversa que parou, ele lembra de retomar e, depois de 4 tentativas sem resposta, pergunta se você quer encerrar ou continuar. O CRM vem incluso, e o plano custa R$ 99,90/mês, mensal sem fidelidade.