Como organizar uma imobiliária: rotina, papéis e números

Para organizar uma imobiliária, defina três coisas: quem faz o quê, o que se faz todo dia, toda semana e todo mês, e quais números mostram se está funcionando. Comece pelos papéis. Sem um responsável para cada tarefa, a rotina não acontece e os números não fecham.

Sinais de que a imobiliária está desorganizada

• Lead chega no grupo e ninguém sabe dizer quem atendeu.
• O dono fica sabendo da venda depois que ela aconteceu.
• Cada corretor tem a própria planilha de clientes.
• Ninguém sabe quanto de comissão entra no mês que vem.
• Quando um corretor sai, os clientes dele somem junto.

Se três ou mais itens soam familiares, siga os passos abaixo na ordem. Cada um depende do anterior.

Passo 1: defina os papéis

Mesmo numa imobiliária pequena, separe os papéis, ainda que uma pessoa acumule dois. O que importa é saber quem responde por cada coisa.

O gerente é opcional. Em equipe pequena, o dono costuma fazer esse papel. Ele passa a fazer falta quando o dono não consegue mais acompanhar cada corretor de perto.

Se os corretores são associados, combine por escrito a divisão de comissão e o que acontece com os clientes quando a parceria termina. A Lei 6.530/78, que regula a profissão, prevê o contrato de associação entre corretor e imobiliária, sem vínculo de emprego. Confirme com o CRECI e o sindicato da sua região como formalizar. As diferenças estão em corretor autônomo ou associado.

Passo 2: coloque todo lead num lugar só, com responsável

Tudo o que chega entra no mesmo CRM: portal, site, Instagram, indicação, placa. Cada lead tem um responsável, uma etapa e um próximo passo com data. Lead sem responsável ninguém atende. Lead com dois responsáveis vira briga.

Registre também a origem de cada lead. Sem saber de onde ele veio, você não sabe em qual portal ou anúncio vale continuar pagando.

A forma mais justa de dividir é por regra, não por quem pega primeiro. Na roleta de leads, cada lead vai para um corretor, que tem um prazo para aceitar; se não aceitar, o lead passa para o próximo. Como usar o funil no dia a dia está em como usar o CRM imobiliário.

Passo 3: monte a rotina do dia, da semana e do mês

Rotina boa é a que se repete sem o dono precisar lembrar. Escreva o que acontece em cada período e quem faz.

Todo dia

• Corretor: responde os leads novos primeiro, faz os retornos marcados para hoje e deixa o próximo passo de cada um.
• Recepção: confirma as visitas do dia seguinte.
• Gerente ou dono: olha os leads sem primeiro contato e os sem resposta, e cobra na hora, não na sexta.

Toda semana

• Reunião curta de funil, lead por lead, nas etapas de visita e proposta.
• Leads parados há mais de 7 dias: retomar ou encerrar com motivo.
• Imóveis captados na semana e imóveis que ninguém visitou.

Todo mês

• Vendas, VGV e comissão do mês comparados com a meta.
• Resultado do mês: o que a casa recebeu menos as despesas.
• Conversa individual com cada corretor, com os números dele.
• Revisão das regras de distribuição de leads.

A rotina do corretor, com blocos para captação, atendimento e visita, está em rotina comercial imobiliária.

Passo 4: escolha poucos números e olhe sempre os mesmos

Número que muda toda semana não serve para comparar. Escolha uns seis e olhe sempre na mesma ordem:

• Tempo até o primeiro contato.
• Leads sem resposta ou sem próximo passo.
• Conversão de visita para proposta.
• Vendas e VGV do mês.
• Comissão prevista para o mês.
• Imóveis captados no mês.

O que cada número significa, como calcular e o que fazer quando ele piora está em métricas de imobiliária.

Passo 5: proteja a carteira

O cliente é da imobiliária, não do celular do corretor. Para isso valer na prática:

• Leads e imóveis ficam no sistema da imobiliária, com acesso individual para cada pessoa.
• Ao desligar alguém, os leads abertos dele vão para outro corretor, com o que já foi conversado.
• O combinado sobre clientes e comissão na saída está por escrito antes de alguém sair.

Passo 6: separe o dinheiro

Muita imobiliária organiza o comercial e esquece o caixa. Registre cada venda com a comissão total e a divisão: casa, corretor, captador, parceiro. Lance as despesas. No fim do mês você precisa saber o resultado, não só o faturamento.

Para calcular a divisão, use a calculadora de comissão. Para fechar o mês, veja DRE de imobiliária e o financeiro para imobiliária.

Por onde começar se está tudo bagunçado?

1. Junte num lugar só os contatos que estão nas planilhas e no celular de cada corretor.
2. Defina as etapas do funil e o que faz um lead entrar em cada uma.
3. Ligue a distribuição de leads por regra.
4. Comece a reunião semanal de funil e não pule nenhuma por um mês.
5. Só depois disso cuide de metas e relatórios.

Tentar fazer tudo de uma vez costuma dar errado. A equipe precisa de algumas semanas com a regra nova antes de receber a próxima.

Erros que desfazem a organização

• Regra que vale para uns e não para outros. Se o corretor que mais vende não registra no CRM, logo ninguém registra.
• Cobrança só no fim do mês, quando o lead já esfriou.
• Mudar as etapas do funil toda hora. Os números deixam de ser comparáveis.
• Medir tudo e não decidir nada. Cada número que você olha precisa terminar numa ação.
• Reunião que vira desabafo. Saia de cada uma com nomes, leads e datas.

Como o CER.ON Manager ajuda

O CER.ON Manager junta isso para a imobiliária com equipe. Papéis de dono, gerente, corretor e recepção, cada um vendo o que deve. Roleta com prazo de aceite. CRM e agenda da equipe. Carteira que fica com a imobiliária: ao tirar o acesso de um corretor, os leads abertos dele são repassados aos outros. Comissão e resultado do mês. Relatórios em PDF e Excel. A carteira entra por planilha e os corretores entram por link.

Se o problema hoje é só o retorno ao cliente, o Cadência Equipe mostra ao dono quem está esperando retorno e quem atrasou, sem o resto. Ele está na página do Cadência. Os preços de cada opção estão em planos.