Sistema para imobiliária: checklist do que ele precisa ter

Um sistema para imobiliária precisa cobrir oito áreas: entrada e distribuição de leads, atendimento, imóveis e portais, captação, propostas e contratos, comissão e financeiro, locação e gestão da equipe. Use o checklist abaixo área por área. Cada item que fica de fora vira uma planilha ou um sistema a mais.

Como usar este checklist

Para cada item, marque sim, não ou só pagando à parte. O objetivo não é ter tudo. É ter o que a sua operação usa hoje e o que vai usar no próximo ano. Uma imobiliária só de venda pode pular a parte de locação. Uma que só administra aluguel pode pular a roleta.

Se a dúvida é o CRM em si, comece por como escolher o melhor CRM para imobiliária. Este checklist olha o sistema inteiro.

1. Leads: entrada e distribuição

É onde a imobiliária mais perde dinheiro sem perceber, porque o lead esfria enquanto ninguém responde.

• Leads de portais, site e WhatsApp entram sozinhos, sem ninguém digitar.
• Cada lead vai para um corretor por regra, com prazo para aceitar.
• Se o corretor não aceita no prazo, o lead passa para o próximo.
• Contato repetido é identificado, para dois corretores não atenderem o mesmo cliente.
• Lead sem responsável aparece como alerta para o dono.

Como desenhar essas regras está em distribuição automática de leads.

2. Atendimento e follow-up

O lead que recebeu resposta rápida e depois ficou sem retorno se perde do mesmo jeito. O sistema precisa lembrar o corretor do próximo contato e mostrar ao dono quem está atrasado.

• Funil com etapas definidas pela imobiliária.
• Próximo passo com data em cada lead aberto.
• Lembretes de retorno que param quando o cliente responde.
• Conversas do WhatsApp ligadas à ficha do lead.
• Atendimento fora do horário, com regra clara do que pode ser respondido.
• Motivo obrigatório para lead perdido.

Para o retorno ao cliente, veja como funciona o Cadência. Para responder fora do horário, a IA que atende no WhatsApp. E para o uso do funil no dia a dia, como usar o CRM imobiliário.

3. Imóveis, site e portais

• Cadastro com fotos, características, preço e corretor responsável.
• Publicação nos portais a partir do mesmo cadastro.
• Site da imobiliária com os imóveis atualizados sem trabalho duplicado.
• Contatos do site entram direto no CRM.
• Imóveis compatíveis com o perfil de cada cliente.
• Parcerias com outros corretores, com regra de divisão combinada.

O que o site precisa ter para trazer cliente está em site para imobiliária.

4. Captação

• Funil de captação separado do funil de venda.
• Anúncios de proprietário direto nos portais, para você abordar.
• Estudo de preço ou avaliação em PDF para levar ao proprietário.
• Autorização de venda ou de exclusividade preenchida com os dados do imóvel.
• Imóvel captado entra no estoque da imobiliária, não na agenda do corretor.

Se você usa os contratos-padrão do COFECI (Resolução COFECI 1.504/2023), o sistema deve preencher o modelo com os dados do imóvel e do proprietário. Confirme com o CRECI da sua região as regras de registro. O passo a passo da captação está em captação imobiliária.

5. Propostas, contratos e financiamento

• Proposta registrada com valor, condição e prazo de resposta.
• Contratos preenchidos com os dados do cliente e do imóvel.
• Modelos prontos de autorização, proposta e compra e venda.
• Simulação de financiamento para levar na visita.

Os contratos-padrão do COFECI e modelos dos CRECIs, com o texto completo para ler e copiar, estão em modelos de contrato.

6. Comissão e financeiro

• Divisão de comissão entre casa, corretor, captador e parceiro.
• Comissão prevista, a receber e paga, venda por venda.
• Despesas da imobiliária e resultado do mês.
• Meta de faturamento do mês.

A comissão é devida quando o corretor consegue o resultado previsto no contrato de mediação, mesmo que o negócio não se efetive por arrependimento das partes (Código Civil, art. 725). Por isso, o sistema precisa registrar cada venda com quem divide o quê e quando cada parte entra. Veja financeiro para imobiliária, divisão de comissão e DRE de imobiliária.

7. Locação

Locação é rotina de mês a mês, com muito detalhe repetido. Mesmo que você use um sistema separado para aluguel, o cadastro de proprietários e imóveis deveria ser um só, para não manter duas bases que nunca batem.

• Contratos de aluguel com vencimento e reajuste.
• Cadastro de proprietários e inquilinos.
• Avisos de vencimento e cobrança.
• Controle do que entra e do que é repassado ao proprietário.

8. Equipe e gestão

• Papéis de dono, gerente, corretor e recepção, cada um vendo só o que deve.
• Painel com leads sem resposta, leads parados e quantidade por etapa.
• Números por corretor: leads, visitas, propostas, vendas e captações.
• Ao desligar um corretor, os clientes ficam com a imobiliária.
• Relatórios para baixar em PDF e Excel.

Como os papéis funcionam na prática está em gestão de equipe imobiliária. Como ler os números de cada pessoa, em como analisar a performance de cada corretor.

Sinais de que o sistema não vai dar certo

• A demonstração só mostra a tela do dono, nunca a do corretor.
• Cada área tem um login diferente.
• O preço muda quando você pergunta de usuários extras, imóveis ou módulos.
• Não há um caminho claro para trazer a sua base atual.
• O corretor precisa digitar a mesma informação em dois lugares.

Um sistema só ou um para cada área?

Dá para montar a operação com um sistema para cada coisa: um CRM, um site, um sistema de locação, um financeiro. Funciona, mas tem custo escondido. Cada um tem a própria mensalidade e o próprio cadastro, e alguém precisa manter tudo igual. Quando o cliente troca de telefone, você troca em quatro lugares.

Um sistema só, com tudo ligado, tem o risco oposto: parecer completo no papel e ser fraco justamente no que você mais usa. Por isso o teste na demonstração vale mais que a lista de funções. Peça para ver o caminho inteiro: o lead entra, vai para um corretor, vira visita, proposta, venda e comissão.

O que o CER.ON Manager cobre

O CER.ON Manager cobre as oito áreas para a imobiliária com equipe. Roleta de leads com prazo de aceite: o corretor tem 15 minutos, ou o prazo que você definir, e sem aceite o lead passa para o próximo. CRM e agenda da equipe. Carteira da imobiliária, site e portais. Radar de captação e estudo de preço. Contratos e simulação de financiamento. Comissão e resultado do mês. Locação e recepção. Relatórios em PDF e Excel. Cada corretor tem o Cadência, a IA que atende no WhatsApp e o Ceronzinho, a IA da CER.ON.

A carteira entra por planilha, os imóveis por cadastro ou XML e os corretores entram por link. O preço é por faixa de usuários, com o dono incluído e sem taxa de implantação. Veja em planos.

Se hoje você só precisa cobrar o retorno da equipe, o Cadência Equipe é mais enxuto e fica na página do Cadência. Para comparar o custo de cada caminho, leia quanto custa um sistema para imobiliária.

Trabalha sozinho? Roleta e painel do dono não fazem falta. O sistema inteiro do autônomo é o CER.ON para Corretores, o plano completo, por 12x de R$ 435 no anual.